Los registros ganaderos permiten éxito gerencial en la empresa.

En el negocio ganadero existen muchos productores exitosos que han crecido en su negocio ganadero, también es cierto que en la mayoría de las fincas no se cuenta con sistemas de registros adecuados y analizados periódicamente para definir los resultados operacionales y económicos de la gestión de producción, así como la gerencial de las fincas ganaderas.

Los registros son la base de un sistema de información, éste está conformado por una serie de datos tomados en la finca o empresa ganadera con el fin de conseguir un objetivo común empresarial.

Importancia de llevar registros en la ganadería.

 Muchos ganaderos manejan su negocio sin llevar registros de control. Otros los llevan de un modo inadecuado o no les prestan la debida atención. El punto de partida del agro negocio está en los registros (Información) y principalmente en la contabilidad.

Según los resultados publicados por John Daly en un estudio del Banco Mundial, se encontró que aquellas empresas llevan y analizan la información de sus procesos para la toma de decisiones y administración del conocimiento crecieron cinco veces más rápido que aquellas que no las tenían.

Quien no cuenta no conoce lo que tiene, no sabe lo que recibe o gasta y no puede saber con exactitud si gana o pierde, así mismo no podrá incrementar la productividad los animales

En general lo que no se mide no se mejora.

La importancia de la información esta en el de economizar dinero, seleccionar los animales superiores, a los mejores descendientes como novillas de reemplazo, planificar y descartar animales de mala producción, entre otro.

Sin embargo a pesar de su importancia existe desconocimiento de parte de los productores de cómo llevarlos y las ventajas que estos representan a la hora que se presente la necesidad de vender animales o bien de tomar decisiones para alcanzar las metas propuestas de la empresa.

El ganadero debe convertirse en un empresario eficiente, la actividad ganadera debe de estar orientada a la obtención de uno o varios productos que generen ganancias, para ello es necesario la implementación de registros que permitan medir los resultados y compararlos con las metas planteadas sean estas actuales o pasadas a fin de corregir cualquier desviación, y realizar los cambios oportunos de estrategia productiva.

Los registros que se implementan en la finca son de ayuda invalorable para el administrador durante sus funciones de control. Los planes no pueden ser desarrollados, implementados y luego ignorados. El negocio agropecuario debe ser vigilado, supervisado y dirigido. Los objetivos básicos de los registros, pueden resumirse de la siguiente manera:

✅ Cuantificar los ingresos y egresos de la explotación.

✅  Determinar la situación financiera del fundo.

✅ Establecer planes de desarrollo.

✅Evaluar los planes de desarrollo establecidos a través de los resultados obtenido al final de un determinado período de tiempo.

Independientemente del tipo de explotación, sea ésta agrícola o pecuaria, los registros contables deben ser diseñados en la forma más sencilla y práctica posible, debiendo ser mantenidos al día para obtener de ellos su máxima utilidad.

Que se necesita para llevar registro en una ganadería.

No obstante para implementar un sistema de registro se requiere de un sistema eficiente de identificación de todos los animales que conforman el hato, el cual debe ser único, permanente, visible, fácil de aplicar, difícil de alterar y de bajo costo.

Para profundizar el tema de identificación y marcaje del ganado lee este artículo: Identificación del ganado bovino

La principal característica de los registro es que deben ser útil a los productores, y estar diseñados de acuerdo a las necesidades de la empresa, deben de ser sencillos para que cualquier persona pueda interpretarlos. Su fortaleza radica en la recolección de los datos de los eventos que suceden en la finca y darles su importancia

 Que deben llevar los registros ganaderos

• Todos los eventos productivos que ocurran en la empresa o finca.
• Usar la información de los registros para la toma de decisiones.
• Conocer los costos de producción.
• Valorar el asesoramiento técnico y el manejo de la información.
• Que deben llevar los registros

Información general: Dentro de la información general se considera que el registro debe de llevar:

✅ Animal: Identificación del animal, Raza del animal, Sexo
✅ Genealogía, Fecha de nacimiento y el origen si no es nacido en la finca
✅Productivos: Pesos, produccion de leche, 
✅ Reproductivos: Parto, inseminaciones, montas, celos, destetes, palpaciones  

Como llevar registros ganaderos.

 Dentro del proceso de produccion se debe tener claras las funciones del encargado a tomar la información, debe estar clara la necesidad de llevar de manera controlada y planificada todos los eventos productivos y reproductivos que pasen en la empresa ganadera, y que se entienda que con esta actividad se podrá hacer un diagnóstico de la situación actual de la finca, y en base a ello buscar el mejoramiento del proceso actual u orientarse en la aplicación de un sistema útil de manejo y control de finca como puede ser un registro.

 Es necesario establecer las fuentes de la información para la recolección de los datos que posteriormente ayudaran a la elaboración, manejo y uso de los registros; y de la información que ellos generaran.

 Tipos de fuentes para la recolección de datos: existen dos tipos de fuentes a ser usadas para la determinación de recursos y el establecimiento de limitantes:

✅Primaria: La finca proporciona información histórica que se obtiene a través de los registros, siempre y cuando se hayan llevado correctamente; de no ser así únicamente se contará con la memoria del propietario y empleados que hayan permanecido por algún tiempo en la explotación y tengan conocimientos de las actividades desarrolladas en la misma y sus parámetros de producción.

Aparte de esta fuente de información, se debe realizar observación y evaluación de todos los recursos con que cuenta la explotación y su posibilidad de uso.

✅ Secundaria: Información obtenida de fincas vecinas que cuentan con un sistema de producción igual o similar, resultados de estudios regionales realizados por algunas instituciones privadas o públicas y valores promedios de producción establecidos en los mercados locales.

De este modo se manejarán datos de primera mano, obtenidos de la propia finca y mediante la implementación de técnicas complementarias como la observación y evaluación de los recursos en fincas, se podrá comparar los datos obtenidos con sistemas de registros que se lleven en otras fincas cercanas, además de acceder a la información y a el material de apoyo generado por instituciones públicas o privadas, empresas locales o regionales, y estudios o publicaciones realizados acerca del tema.

Existen diferentes formas de llevar los registros en una empresa ganadera entre los que se pueden mencionar.

1. Cuadernos.
2. Tarjetas, Hojas Individuales.
3. Registros Computarizados en Hojas de Cálculo.
4. Programas o software de Registros.

Es importante tener en consideración que al iniciar la implementación de los registros sean en lo posible lo más sencillos posible, contener la información necesaria de acuerdo a los objetivos de la empresa, precisa y principalmente confiable, considerando que el primer afectado con el levantamiento de los datos de forma incorrectos o falseados es el productor.

Se recomienda usar programas o software de Registros pues estos permiten ahorrar tiempo y dinero al momento de hacer los análisis.

Tipos de Registros ganaderos

 Registros de inventario: A través de este tipo de registro se establece un control de los recursos físicos con los que cuenta la explotación. Todos estos registros se fundamentan en la realización de un inventario de los bienes de la unidad de producción.

Ejemplo: número de animales, producción de leche y/o carne, área de cultivos, producción por cultivo, etc.

Registros financieros y administrativos: Estos registros están asociados con las inversiones, ingresos, egresos y retorno o incremento de capital, como: ventas anuales de carne, ventas anuales de leche, ganancia por producción. Estos registros permitirán que el productor conozca el estado actual de sus animales y de su finca. Permiten establecer el capital total tangible (CTT) de la explotación e igualmente hacen posible controlar los ingresos y egresos de la finca, posibilitando la realización de un análisis detallado del estado de ganancias y pérdidas, el cual a su vez nos permite visualizar la bondad o salud financiera de la explotación.

Registros de producción o reproducción: estos registros son de uso básico en todas las empresas ganaderas y además juegan un papel importante para la administración del negocio. Esos registros permitirán analizar el comportamiento productivo del hato tanto en la produccion de leche y la produccion de carne, así como la reproducción  tanto por animal de forma individual como por rebaño. Con ellos se puede observar un historial reproductivo que pueda ofrecer información útil para la implementación de técnicas de mejoramiento reproductivo como la inseminación artificial bovina, para incrementar los niveles productivos y conocer el estado fisiológico de las vacas, y de los machos existentes en fincas, como: Registros de nacimientos, Destetes, Ganancia de Peso, Partos, Producción de leche, los cuales se explicaran en las siguientes publicaciones.

Cualquier sistema de registro, debe iniciarse con la realización de un inventario. Por éste se entiende una descripción de todos los bienes muebles (ganado,  máquinas, herramientas, etc.) e inmuebles (cercas, corrales, galpones, viviendas, cultivos permanentes, pozos, etc.), existentes en la finca. El inventario permite determinar las depreciaciones y efectuar cálculos financieros y técnicos. Para la realización del inventario es necesario clasificar los bienes en Tierras y pastizales, Cultivos permanentes y no permanentes, Insumos en depósitos, Maquinarias y equipos, Construcciones e instalaciones y Semovientes. En la enumeración de cada uno de los bienes, se describen sus características, dimensiones, estado actual, tiempo de uso y cualquier otra información que ayude a identificar y a valorarlos.

Los valores de los activos en inventario deben estar ajustados a la realidad y las condiciones específicas de la zona en cual está localizada la finca. El criterio de valoración usado debe ser mantenido a través de los años. El valor total de inventario, constituirá el capital total tangible de la unidad y formará parte constitutiva del Balance

General de la explotación, razón por la cual debe realizarse en forma concienzuda y realista. Existen varios criterios de valoración de los bienes, entre éstos se pueden mencionar: valor de mercado, valor neto de venta, costo de producción, costo de reposición, valor agregado, etc.

El inventario, es necesario realizarlo todos los años al cierre del ejercicio económico; de esto surgirá muy probablemente una diferencia con el año anterior, si es positiva se tiene un “aumento” y si es negativa, se tiene una “disminución” del inventario. Estas dos alternativas se consideran luego, al elaborarse el resultado de la finca para cada ejercicio. Los bienes considerados en el inventario se clasifican en Activos Fijos y Activos Corrientes. Los activos líquidos no forman parte del CTT, pero su conocimiento es necesario para el Balance General.

Activos Fijos: Están constituidos por los bienes permanentes y semi-permanentes de la finca. Incluyen el valor de la tierra, así como bienes sujetos a ser depreciados. Tierra y pastizales, cultivos permanentes, Construcciones e instalaciones, Maquinaria y equipos. Sementales y vacas con fines de reproducción.

Activos Corrientes: Son aquellos bienes que serán consumidos o vendidos en un futuro cercano (1-2 años). Se incluyen en este grupo: Semovientes no reproductores, Productos o insumos en almacén, Cultivos anuales o bi-anuales en crecimiento.

Activos Líquidos: Son los que comprenden el dinero en efectivo que posee el negocio en un momento dado. Están formados por dinero en bancos, dinero en caja chica, cuentas por cobrar (corto plazo). Los registros financieros más importantes de cualquier empresa agrícola, son aquellos que permiten la elaboración del estado de ganancias y pérdidas y el balance.

Los registros financieros mínimos que deben llevarse, consisten en el Diario de Ingresos y Egresos de la explotación. En los Ingresos se deben detallar los montos y los conceptos. Los ingresos se componen del valor de la producción bruta, venta de servicios, ventas de bienes de capital y capital introducido. Los Egresos están formados por gastos de operación, gastos capitalizables y gastos de administración.

A medida que se intensifican los sistemas de producción el gasto tenderá a incrementarse, lo que justifica aumentar el detalle de los mismos. Las principales partidas en una explotación ganadera, son:

Gastos de operación: Mano de obra fija: salarios, alimentación, prestaciones sociales y bonos. Mano de obra eventual: salarios, alimentación. Maquinaria y equipos propios, combustibles y lubricantes, reparaciones y repuestos. Arrendamiento de maquinaria y equipos. Mantenimiento de instalaciones: materiales, mano de obra (si es contratada). Establecimiento y mantenimiento de potreros: semillas, herbicidas, fertilizantes, insecticidas. Alimentación suplementaria: melaza, sales minerales, compra de heno para el ganado , concentrados, potreraje y otros.

Sanidad animal y veterinario: medicamentos y vacunas, materiales y equipos. Inseminación artificial. Honorarios profesionales. Gastos de administración otros.

Servicios contables, viáticos, gastos privados. Asociación de productores. Intereses sobre préstamos.

Gastos capitalizables: Semovientes, maquinaria y equipos, construcciones e instalaciones, tierra y otros.

Para fines de determinación de costos, conviene mantener los siguientes registros:

Registros de activos fijos: deben mostrar detalles sobre los activos adquiridos, fecha de compra, valor de adquisición, vida útil esperada, depreciación anual, depreciación acumulada y valor actual.

Registros de insumos y productos en existencia: deben llevarse un registro que permita conocer el nombre de producto o insumo, cantidad en existencia al inicio y al final, valor unitario y valor total. Los insumos se valoran al costo neto de adquisición (incluyendo transporte y excluyendo descuentos o bonificaciones no pagadas). Los productos se valoran al precio de mercado, menos el costo probable de comercialización.

Utilización e interpretación de los registros:

Una vez implementado el sistema de registro para la finca, estos deben ser revisados con cierta periodicidad (mensual, trimestral, etc.), para detectar cambios y poder tomar las decisiones administrativas oportunas. La información registrada de la unidad es de gran ayuda para:

Planificación. Los datos reales sirven para la elaboración de planes de producción, programación de actividades a cumplir en el siguiente período, programación de caja y para estudios de proyectos de inversión a mediano o largo plazo.

Análisis de resultados. Una vez finalizado el ejercicio o período contable, se debe procesar la información para que ello permita la obtención del estado de ganancias y pérdidas, hoja de balance, determinación de costos, índices de productividad y rentabilidad.

Control de presupuesto. Cuando se haya iniciado el período de actividades de la unidad en base a un presupuesto, es conveniente implementar un control del mismo. La base de ese control es la comparación entre las cifras estimadas y las ejecutadas, seguidas de una explicación de las razones por las cuales ocurrió la diferencia, así como las posibles medidas correctivas del caso.

Punto de equilibrio. La información de costos y de producción de la finca permitirá obtener:

– Rendimiento mínimo para cubrir los costos.

– Costos máximos para no perder ni ganar.

– Precios mínimos para cubrir los costos.

Hasta los momentos actuales, el productor en forma individual no puede hacer mucho en el corto plazo para cambiar el precio de venta de la leche que lleva al mercado, ya que el Estado “administra” la política de fijación de precios en la industria lechera, tanto a nivel de productor como del consumidor. De modo que cualquier incremento en el margen de beneficio o rentabilidad del capital invertido tendrá necesariamente que estar basado en una mayor “eficiencia en la producción”.

Para recordar en llevan registros

Recuerde que la calidad y cantidad de los datos, hechos y acontecimientos que se generan en una empresa ganadera difícilmente pueden ser retenidos por la memoria del hombre, a esto es lo que en psicología se le conoce como “ley del olvido”, que implica la pérdida de la capacidad de retención de información en función del transcurso del tiempo.

Es por ello que todos los acontecimientos que suceden en la empresa ganadera no se deben de dejarse a la MEMORIA decir todo lo llevo en la cabeza es FALSO esta es otra razón de hacer uso de los registros a fin de conservar y almacenar los datos que serán de mucha utilidad para el productor y/o técnico para poder tomar decisiones acertadas de la empresa.

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